Sie haben ein Einzelunternehmen und verkaufen über Ihren Etsy Shop an deutsche Kunden, fragen sich aber, wie Sie die Einnahmen korrekt verbuchen sollen? Super!
Denn in diesem Artikel lernen Sie genau das: Wie Sie Ihre Etsy Einnahmen korrekt verbuchen müssen — damit Sie in Zukunft mit mehr Sicherheit agieren können.
Wichtig: Damit diese Anleitung korrekt funktioniert, sollten Sie eine Buchhaltungssoftware nutzen, mit der Sie einzelne Konten bebuchen können. Beispielsweise Collmex, Lexware, oder DATEV. Mehr dazu im ersten Abschnitt.
Bereit? Dann los!
Inhalt:
1. Technische Voraussetzungen
Bevor wir einsteigen, gibt es eine ganz wichtige Sache:
Grundsätzlich sollten Sie eine Buchhaltungssoftware nutzen, die vom Rechnungsbetrag abweichende Zahlungseingänge buchen kann.
Was meine ich damit?
Angenommen, Sie erstellen eine Rechnung für 179,90 € und dann finden Sie am Markt stellenweise Programme, mit denen Sie lediglich einen Zahlungseingang für 179,90 € buchen können. Für Ihren Etsy Shop wird dies leider nicht so funktionieren, da durch die Gebühren der Auszahlungsbetrag nie mit dem von Ihnen festgelegten Verkaufspreis übereinstimmt. (In der Praxis wird dieses separate Buchen auch doppelte Buchführung genannt. Nahezu alle großen Buchhaltungsprogramme erlauben Ihnen dennoch das Erstellen Ihrer Einnahmenüberschussrechnung, während das Programm selbst intern mit der doppelten Buchführung arbeitet)
Programme welche eine solche Anpassung erlauben sind unter anderem Collmex, LexWare, oder DATEV.
2. Die Grundlagen | Der Gewerbeschein für Etsy
Wenn Sie gewerblich auf Etsy verkaufen, dann brauchen Sie hierfür einen Gewerbeschein. Dies sollte soweit erst einmal klar sein. Nach der Beantragung bittet Sie das Finanzamt im Rahmen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung unter anderem anzugeben, ob Sie von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen möchten. Dies spielt im späteren Verlauf eine wichtige Rolle.
Im ersten Szenario weiter unten gehen wir davon aus, dass Sie den Bogen bereits ausgefüllt haben und die Kleinunternehmerregelung anwenden.
Das zweite Szenario geht davon aus, dass Sie auf die die Anwendung der Kleinunternehmerregelung verzichten — also grundsätzlich von Ihren Umsätzen 19 % Umsatzsteuer abführen müssen.
3. Verkäufe auf Etsy richtig verbuchen | Die Gebühren verstehen
Wenn Sie einen Artikel auf Etsy verkaufen, werden Sie eines feststellen:
Die Einnahmen stimmen nicht mit Ihrem Verkaufspreis überein.
Aber woher kommt das? Hierfür ist es zunächst wichtig zu wissen, dass es bei Etsy vier verschiedene Gebühren gibt. Fast alle werden Ihnen bei einem Verkauf direkt von Ihrem Verkaufspreis abgezogen. Achtung: Die Gebühr für die Offsite-Ads, fällt nicht immer an. Daher widmen wir uns zuerst den Gebühren, die immer anfallen:
Die Transaction Fees (Transaktionsgebühren)
Die Processing Fees (Bearbeitungsgebühren, wenn Sie Etsy Payments nutzen)
Die Gebühr für Offsite-Ads ("Werbegebühren", nicht immer anfallen!)
Die Listing Fee (Auflistungsgebühren)
Die Transaktionsgebühr liegt aktuell bei 6,5% Ihres Verkaufspreises (Stand Mai 2024). Sollten Sie Etsy Payments nutzen, schlägt die Bearbeitungsgebühr zusätzlich mit 4% + 0,30 € zu Buche. Die Auflistgebühr liegt immer bei 0,20 $, was meistens ca. 0,18 € entspricht.
4. Nun ein kurzes Rechenbeispiel zum Verdauen:
Sie verkaufen einen Artikel für 179,90 €. Davon gehen 6,5 % an Gebühren weg. (6,5 % von 179,90 sind 11,69) Dann rechnen wir noch 4 % von 179,90 aus (7,20) und die 0,30 € sowie die Auflistgebühr für 0,18 €. Insgesamt also: 11,69 € + 7,20 € + 0,30 € + 0,18 € = 19,37 €. Von Ihren 179,90 € verbleiben somit dann 160,53 €.
Ihr Verkaufspreis | 179,90 € |
6,5 % Transaktionsgebühr | -11,69 € |
4 % Bearbeitungsgebühr | -7,20 € |
Bearbeitungsgebühr | -0,30 € |
Einstellgebühr | -0,18 € |
Was Etsy Ihnen überweist | 160,53 € |
Kommt jetzt noch die Offsite-Ads Gebühr dazu, welche entweder 12 % (mehr als 10.000 € Umsatz im letzten Jahr) oder 15 % (weniger als 10.000 € Umsatz im letzten Jahr) beträgt, ziehen wir für unsere Rechnung in diesem Beispiel nochmals 26,99 € ab (15 % von 179,90).
Ihr Verkaufspreis | 179,90 € |
6,5 % Transaktionsgebühr | -11,69 € |
4 % Bearbeitungsgebühr | -7,20 € |
Bearbeitungsgebühr | -0,30 € |
Einstellgebühr | -0,18 € |
Offsite-Ads Gebühr | -26,99 € |
Was Etsy Ihnen überweist | 133,54 € |
Wie Sie sehen, vermindern sich die 160,53 € dann auf 133,54 €. Salopp lässt sich also sagen, dass ein Viertel Ihres Umsatzes an Gebühren weggeht.
Bitte behalten Sie für das nachfolgende Rechenspiel die 160,53 im Auge! Denn wir gehen für die weiterführende Rechnung davon aus, dass die Offsite-Ads von 15 % nicht berechnet wurden.
Übrigens: Unterhalb von 10.000 € können Sie zwar davon absehen, die Offsite-Ads zu nutzen, allerdings empfiehlt es sich, gerade bei Shops im Aufbau, die Offsite-Ads zu nutzen, denn: Etsy unterstützt Sie mit Werbung außerhalb der Plattform. Also z. B. bei Facebook, Google etc. Der Vorteil dabei ist, dass Sie vorab keine Kosten haben, und sich auch nicht mit dem Thema Marketing, Google Ads, Facebook Ads usw. beschäftigen müssen.
5. Szenario 1: Als Kleinunternehmer bei Etsy verkaufen
Wenn Sie von ganz oben angefangen haben zu lesen, atmen Sie bitte kurz durch und trinken Sie einen Schluck Wasser, denn nun widmen wir uns der korrekten Verbuchung Ihrer Umsätze.
Vorab eine Frage: Was denken Sie, ist Ihr Umsatz? 179,90 € oder 160,53 €?
Wenn Sie jetzt 179,90 € geantwortet haben, liegen Sie richtig, denn: Der Umsatz ist immer das große Ganze! Bestellt der Kunde z. B. noch eine Geschenkverpackung extra und bezahlt dafür 4 €, wächst Ihr Umsatz auf 183,90 €.
Merke: In der Praxis ist es verboten, den Umsatz durch anfallende Verkaufsgebühren oder Provisionen zu kürzen.
Wir rechnen also mit unseren 179,90 € als Umsatz.
In Ihrer Buchhaltungssoftware erstellen Sie nun eine Rechnung für den Kunden, der bei Ihnen Ihren Artikel gekauft hat. Durch die Tatsache, dass Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, beträgt Ihr Verkaufspreis der Rechnung 179,90 €. Es kommt nichts drauf, es muss nichts weg.
Sobald Ihnen Etsy jetzt allerdings die 160,53 € überwiesen hat, müssen Sie die Einnahme auch entsprechend dokumentieren. Was machen Sie jetzt aber mit der Differenz von 19,37 €? Sie haben ja einen Artikel für 179,90 € verkauft, und nur 160,53 € erhalten? Das schauen wir uns jetzt an.
Wenn Sie die Rechnung mit 179,90 € Verkaufspreis tippen und buchen, legt Ihre Software im Hintergrund eine offene Forderung an. Diese Forderung besteht so lange, bis Sie den tatsächlichen Zahlungseingang auf dem Bankkonto verbuchen.
Als Beispiel: Sie schreiben am 27.01. die Rechnung über 179,90 €, und Etsy überweist Ihnen am 29.01. die 160,53 €. Dann besteht vom 27. Januar bis zum 29. Januar eine offene Forderung.
Nun, am 29. Januar, buchen Sie den Zahlungseingang. Dieser kann wie folgt aussehen:
(SKR03)
Soll / Haben | Kontonummer | Kontoname | Betrag |
Haben | 1400 | Forderungen | 179,90 € |
Soll | 1200 | Bank | 160,53 € |
Soll | 4760 | Verkaufsprovisionen | 0,18 € |
Soll | 4970 | Kosten des Geldverkehrs | 19,19 € |
(SKR04)
Soll / Haben | Kontonummer | Kontoname | Betrag |
Haben | 1200 | Forderungen | 179,90 € |
Soll | 1800 | Bank | 160,53 € |
Soll | 6770 | Verkaufsprovisionen | 0,18 € |
Soll | 6855 | Kosten des Geldverkehrs | 19,19 € |
Durch diese Buchung haben Sie sowohl den korrekten Umsatz als auch die korrekte Verbuchung Ihrer Einnahmen auf Etsy erledigt. Wenn Sie jetzt beispielsweise noch die Offsite-Ads mit einrechnen möchten, können Sie sich des Kontos 4600 bzw. 6600 bedienen.
6. Szenario 2: Etsy und die Umsatzsteuer
Wenn Sie bei der Anmeldung Ihres Gewerbes und dem Ausfüllen des Fragebogens auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung verzichtet haben, müssen Sie auf Ihre steuerbaren Umsätze 19 % an das Finanzamt abführen. Etsy führt keine Umsatzsteuer automatisch ab, diese Pflicht obliegt Ihnen als Shop Betreiber.
Also angenommen, Sie verkaufen einen Artikel für 179,90 €, dann stellt dies Ihren Bruttopreis dar! Was also nach Abzug der Umsatzsteuer bei Ihnen hängen bleibt, sind 151,18 €. Da ich davon ausgehe, dass Sie den Absatz über die Gebühren bereits durchgelesen haben, beginne ich hier direkt mit der Rechnung:
Und denken Sie daran, dass die Preise, die Sie auf Etsy angeben, Ihre Bruttopreise sind.
Folgende Abzüge kommen auf Sie zu:
Bruttoverkaufspreis 179,90 € - 28,72 € (19 % USt.) - 7,50 € Bearbeitungsgebühr - 11,69 € Transaktionsgebühr - 0,18 € Auflistgebühr = 131,81 €.
Würden jetzt hier noch die Offsite-Ads Gebühren dazu kommen, wären Sie sogar bei 104,82 €.
Wie sieht hier also der Buchungssatz aus?
(SKR03)
Soll / Haben | Kontonummer | Kontoname | Betrag |
Haben | 1400 | Forderungen | 179,90 € |
Soll | 1200 | Bank | 160,53 € |
Soll | 4760 | Verkaufsprovisionen | 0,18 € |
Soll | 4970 | Kosten des Geldverkehrs | 19,19 € |
(SKR04)
Soll / Haben | Kontonummer | Kontoname | Betrag |
Haben | 1200 | Forderungen | 179,90 € |
Soll | 1800 | Bank | 160,53 € |
Soll | 6770 | Verkaufsprovisionen | 0,18 € |
Soll | 6855 | Kosten des Geldverkehrs | 19,19 € |
Durch diese Buchung haben Sie sowohl den korrekten Umsatz als auch die korrekte Verbuchung Ihrer Einnahmen auf Etsy erledigt. Wenn Sie jetzt beispielsweise noch die Offsite-Ads mit einrechnen möchten, können Sie sich des Kontos 4600 bzw. 6600 bedienen. Bevor Sie sich jetzt allerdings bei jedem Zahlungseingang den Kopf zerbrechen, hier ein Tipp:
7. Nutzen Sie die Etsy Monthly Statements!
Etsy stellt jedem Shop monatlich einen Report zur Verfügung, welcher alle Gebühren sowie Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge detailgenau aufführt. Das ganze finden Sie unter Shop Manager → Finanzen → Monatliche Abrechnung. Weiter unten rechts finden Sie den Button Generiere CSV.
Eine monatliche Abrechnung kann z. B. so aussehen:
Wenn Sie jetzt genau nachrechnen, finden Sie heraus, dass die Transaktionsgebühr von 11,69 € genau 6,5 % von den 179,90 € entsprechen. Gleiches gilt für die Bearbeitungsgebühren. Hier ist dann noch die Listing Fee von 0,20 € aufgeführt, welche ebenfalls direkt vom Betrag abgezogen wird.
Übrigens, somit können Sie auch Ihrem Steuerberater helfen, sofern dieser Ihre Buchhaltung übernimmt! Das Berechnen der entsprechenden Kosten wird somit zum Kinderspiel.
8. Häufig übersehen: Die Umsatzsteuer auf Etsy Gebühren
Die letzte Hürde in der korrekten Anwendung der steuerlichen Regelungen ist die Anwendung des Reverse-Charge Verfahrens. Vielleicht haben Sie diesen Begriff schon einmal vorher gehört. Falls nicht, empfehle ich Ihnen diesen Artikel der IHK.
Kurz erklärt bedeutet Reverse-Charge in unserem Beispiel, dass die Gebühren, die Sie an Etsy bezahlt haben, noch der deutschen Umsatzsteuer unterwerfen müssen.
Doch bevor Sie jetzt in Panik ausbrechen: Die hier anfallende Umsatzsteuer können Sie gleich wieder als Vorsteuer geltend machen. Somit wird eine unnötige Steuerbelastung vermieden. Beachten Sie allerdings bitte, dass Sie dieses Privileg, die Vorsteuer geltend zu machen, nur dann haben, wenn Sie auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung verzichten!
Achtung: Sollten Sie als Kleinunternehmer auftreten, haben Sie kein Vorsteuerabzugsrecht! Einfach gesagt: Sie müssen auf die Gebühren von Etsy 19 % Umsatzsteuer hinzurechnen und diese dann auch im Rahmen der Umsatzsteuererklärung deklarieren und abführen. Sollten Sie dies versäumen, können hohe Strafen drohen. Am besten ist hier eine Rücksprache mit Ihrem Steuerberater.
Damit bei der Berechnung der Steuer alles reibungslos abläuft, stellt Ihnen Etsy ein Tax-Statement monatlich zur Verfügung. Darin sind alle Gebühren nochmals summiert aufgelistet.
Sie sehen also, dass die Anwendung der Kleinunternehmerregelung im Falle regelmäßiger Verkäufe auf Etsy eher nachteilig sein kann. Glücklicherweise ist ein freiwilliger Wechsel, also der Verzicht auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung, jederzeit zum Jahreswechsel möglich.
9. Etsy Preise (und Steuern!) richtig kalkulieren
Die oben genannten Beispiele zeigen deutlich, dass schnell bis zu 25 % an Gebühren für Ihren Verkauf anfallen können. Sollten Sie dann noch 19 % Umsatzsteuer abführen müssen, kann es schnell passieren, dass fast die Hälfte Ihres Umsatzes weg ist. Insbesondere dann, wenn Sie Ihre Artikel versenden müssen. Hier schafft eine transparente Kalkulation Abhilfe. Somit behalten Sie stets alle Kosten im Blick, und wissen immer, wie viel tatsächlich am Ende herauskommt.
Es ist also durchaus sinnvoll, wenn Sie einen entsprechenden Bruttoverkaufspreis kalkulieren, dabei mindestens 25 % für die Gebühren aufzuschlagen, um nachher nicht festzustellen, dass Sie unrentabel arbeiten.
Übrigens: Sollten Sie hierfür Unterstützung benötigen, sind wir gerne für Sie da! Wir unterstützen kleine Shops bei der effektiven Neukundenakquise und zeigen Ihnen, wie Sie effektiver mit Etsy verkaufen können.
10. Ihr kostenloses Etsy Kalkulationstool
Super, dass Sie bis zum Ende durchgehalten haben. Anbei möchte ich Ihnen mein kleines Etsy Kalkulationstool mit an die Hand geben. Tragen Sie in der Tabelle einfach im Feld Rechnungsbetrag Ihren gewünschten Verkaufspreis ein und erhalten Sie am Ende eine genaue Übersicht, wie viel nach Abzug der Gebühren übrig bleibt.
Danke!
Ich möchte mich an dieser Stelle für Ihre Zeit bedanken und hoffe, dieses kleine Praxisbeispiel der korrekten Verbuchung Ihrer Etsy Steuern und Einnahmen konnte Ihnen einen kleinen Lichtblick bescheren. Hat Ihnen etwas gefehlt, oder hat Sie etwas am Beitrag gestört? Dann freue ich über Ihr anonymes Feedback! Nutzen Sie hierfür gerne die Kommentarsektion. Bis bald und bleiben Sie gesund!
Dieser Artikel aus der Kategorie Tipps für Unternehmer zeigt Ihnen, wie Sie Ihre Etsy Einnahmen korrekt verbuchen und auch versteuern müssen.
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